В большинстве проектных организаций себестоимость считают «котловым» методом: в конце месяца или квартала сводят все расходы и делят на выручку. Это показывает рентабельность бюро целиком, но не отвечает на главный вопрос: заработали ли вы на конкретном контракте. Ниже — метод, который позволяет считать себестоимость на уровне каждого объекта.
Из чего складывается себестоимость проектных работ
Для проектного бюро основная статья себестоимости — это труд людей, а не материалы. Поэтому корректная формула строится вокруг фактических трудозатрат:
Себестоимость контракта = Прямой ФОТ + Налоги и взносы + Премии + Доля накладных расходов + Доля управленческих часов
1. Прямой ФОТ (фонд оплаты труда)
Это зарплата проектировщиков, конструкторов, инженеров, фактически работавших над контрактом. Считается не «по окладу», а по отработанным часам на конкретном объекте, умноженным на часовую ставку каждого сотрудника. Именно поэтому нужен учёт времени по работам, а не только табель присутствия.
2. Налоги и страховые взносы
На прямой ФОТ начисляются страховые взносы и НДФЛ. Ставки зависят от режима и льгот (например, пониженные тарифы для IT- и ряда других категорий). Налоги должны ложиться на контракт пропорционально ФОТ, отнесённому на этот контракт.
3. Премии и бонусы
Если в бюро есть премиальная часть — её тоже нужно разносить на проекты, иначе себестоимость занижается. Премии могут привязываться к закрытию этапа, сдаче раздела или общему результату месяца.
4. Накладные (косвенные) расходы
Аренда, ПО и лицензии, бухгалтерия, связь, обучение — всё, что нельзя напрямую привязать к одному контракту. Эти расходы разносят по базе распределения. Чаще всего базой служат прямые трудозатраты или прямой ФОТ:
Коэффициент накладных = Сумма накладных за период ÷ Сумма прямого ФОТ за период
Дальше на каждый контракт накладные начисляются как прямой ФОТ контракта × коэффициент.
5. Доля управленческих часов
ГИП, ГАП, начальники отделов тратят время на контракт, но не всегда списывают его на конкретные работы. Эту долю управленческого труда тоже корректно относить на себестоимость — иначе «дорогие» руководящие часы растворяются в общих расходах и маржа выглядит лучше, чем есть.
Почему Excel здесь ломается
Сам метод несложный. Проблема в данных: чтобы посчитать себестоимость по объекту, нужно ежедневно сводить отработанные часы каждого сотрудника по каждой работе, актуальные ставки, текущие ставки налогов, базу накладных. В Excel это:
- устаревает быстрее, чем обновляется — данные за прошлый месяц приходят с опозданием;
- ломается при изменении ставок или структуры отделов;
- не даёт ответа «в моменте» — только постфактум;
- держится на одном человеке, который «знает, где какая формула».
Как это решает HRP. Система собирает себестоимость из фактического ФОТ, налогов, премий и накладных и раскладывает её на конкретный объект автоматически. Трудозатраты берутся из учёта времени по работам, управленческие часы — из доли руководителей, накладные разносятся по настроенной базе. В итоге маржа по каждому контракту видна в реальном времени. Подробнее — на странице расчёта себестоимости и маржи.
Как считать маржу контракта
Когда себестоимость известна, маржа считается просто:
Маржа контракта = Цена контракта − Себестоимость контракта
Важно смотреть маржу в динамике, а не только на закрытии. Если на середине срока фактические трудозатраты уже съели плановую прибыль — это сигнал вмешаться: перераспределить людей, пересмотреть сроки или объём.
С чего начать у себя
- Введите учёт времени по работам, а не только табель.
- Зафиксируйте часовые ставки сотрудников и актуальные ставки налогов.
- Соберите накладные за период и выберите базу распределения.
- Определите, как учитываете управленческие часы.
- Считайте себестоимость по каждому контракту регулярно, а не раз в год.
Хотите увидеть расчёт на вашем примере? Запросите демо — рассчитаем себестоимость и маржу по одному вашему типовому контракту и сравним с тем, как это устроено сейчас.